Notre démarche vers la concrétisation des avantages

Notre démarche vers la cession des avantages s'articule autour d'une collecte d'informations pour recueillir des données permettant une analyse utile, confirmer le modèle opérationnel actuel du client, et définir le modèle opérationnel cible réalisable par le client, avec les améliorations et les avantages identifiés.

Les étapes typiquement exécutées lors de cette démarche sont les suivantes :

Consentir à l'étendue de la cession (pré-ventes)

L'étendue d'une cession de concrétisation d'avantages, en termes de révision des processus, est d'abord discutée et convenue avec le client avant qu'un énoncé de travail (Statement of Work (SoW) en anglais) ne soit émis et délivré au client.

Collecte initiale de données, révision et réunion initiale

Nous aurons besoin de comprendre de façon détaillée les opérations actuelles des processus inclus dans l'étendue de la cession. Cela comprend un compte rendu des missions de l'équipe et des tâches accomplies par chacun quant à l'étendue des procédés, l'échelle et la complexité des processus actuels, ainsi que la manière dont la technologie sous-tend les activités de processus en cours de réalisation.

Durant cette phase de cession, nous demanderons également au client de nous fournir d'importantes informations qui seront révisées, avant de pouvoir planifier une réunion initiale de lancement avec chaque responsable de processus. Les conditions préalables à cette activité sont les suivantes :

• Le client fournit la documentation des processus en cours
• Le client informe sur les structures d'équipe en cours, le nombre de personnel, la définition des rôles, ainsi que les indicateurs de performance clés (KPIs) des processus associés.
• Le client fournit en détail la disponibilité des praticiens du processus de base

Evaluation du modèle opérationnel actuel

Lors de cette phase d'évaluation, nous conduirons plusieurs entretiens avec des membres clés du personnel, nous organiserons des réunions avec les directeurs de la société afin d'étudier le mode de réalisation du processus actuel. Cela sera également pris en charge par les activités de jumelage de travail des praticiens de processus, afin de récupérer des informations supplémentaires et de vérifier les données d'entretiens relatives à chaque processus.

En général, nous utilisons un questionnaire standard, afin d'identifier la situation du client et d'analyser les ressources allouées au processus. Nos conseillers analyseront également des rapports et données d'indicateurs pertinents de chaque processus proposant ce type d'informations. Quelques questions de suivi peuvent aussi être envoyées par courriel, afin de clarifier l'étude.

Il est important de remarquer que pendant cette phase de l'étude, le client se doit de nous fournir autant d'informations que possible concernant les indicateurs de performance clés (KPIs) associés au processus, par rapport auxquels les équipes réalisant chaque processus sont évaluées.

Lorsqu'aucune information n'est disponible ou qu'elle ne peut être révélée lors des entretiens, des hypothèses peuvent être formulées à partir d'observations lors du jumelage, ou de données concrètes obtenues au moyen de la solution de prise en charge technique.

L'analyse lors de cette phase de l'étude mettra aussi en évidence les économies potentielles associées à chaque tâche du processus, en termes de temps et de côuts; ainsi qu'une comparaison officieuse avec les meilleurs modèles de pratiques industrielles organisationnels et de processus.

Cette phase permet aussi de bénéficier de la connaissance de spécialistes pour chaque processus avec ses outils et technologies associés.

Définition du modèle opérationnel cible et les défis de gestion connexes

Lors de cette phase de l'étude, nous définirons le modèle opérationnel cible du client pour chaque processus en place. Le modèle opérationnel cible défini sera celui réalisable par le client et qui aura la capacité de produire les améliorations et les avantages, quantifiables et non quantifiables, identifiés lors de l'étude.

Le but de cette phase de l'étude est d'identifier le potentiel du client et d'anticiper les besoins futurs de l'entreprise. Pour y parvenir, nos conseillers utiliserons une fois de plus un questionnaire standard.

Cette phase de l'étude identifiera les éléments suivants :

• Modèle opérationnel cible – Technologie
• Modèle opérationnel cible – Organisation
• Modèle opérationnel cible – Processus
• Le cas échéant, une série d'indicateurs (KPIs) sera également identifiée pour chacune de ces catégories

De plus, tout défi de gestion rencontré lors du passage de la société du modèle opérationnel actuel vers le modèle opérationnel cible sera également identifié et mis en évidence pendant cette phase de l'étude. Les défis de gestion peuvent être relatifs à l'organisation, la culture, les contrats ou n'importe quelle autre catégorie associée auparavant identifiée.

Transition vers le modèle opérationnel cible

Lors de cette phase, nous entreprendrons une étude détaillée entre deux modèles afin d'identifier les différences notables et les modifications nécessaires à effectuer, pour faciliter la transition entre le modèle actuel et le modèle cible.

Les catégories à identifier sont les suivantes :

• Les modifications relatives à la technologie sous-jacente existante
• Les modifications relatives aux processus en place actuels
• Toute modification organisationnelle nécessaire à effectuer

Lors de cette phase de l'étude, des questions supplémentaires ou des clarifications sont envisagées et relayées au client. Il est important que le client réponde à chaque question soulevée de manière prompte et précise, afin que l'étude ne soit pas retardée.

Présentation, préparation et prestation

Lors de cette phase de l'étude, nous préparerons le rapport des constatations qui comprendra toutes les recommandations au client afin qu'il parvienne au modèle opérationnel cible, y compris l'automatisation technologique, ainsi que les modifications organisationnelles et de processus à effectuer. Ce rapport mettra en évidence les économies potentielles, en termes de temps et de coûts, engendrées par la transition de modèles.

Le rapport contient habituellement :

• Un résumé analytique
• Le modèle opérationnel actuel
• Le modèle opérationnel cible
• La concrétisation des avantages comprenant les avantages potentiels directs et indirects
• Les annexes

Une présentation de diapositives résumant les constatations sera également offerte au client afin de compléter l'étude, synthétisant les informations recueillies et incluant nos recommandations. La présentation porte habituellement sur :

• Le modèle opérationnel actuel
• Les défis et les observations
• Le modèle opérationnel cible, y compris :
  • Les recommendations d'améliorations de la technologie sous-jacente
  • Les recommendations de modifications des processus en place
  • Les recommendations de modifications organisationnelles
• Etapes suivantes